Algemene Voorwaarden

Administratiekantoor R.G. van der Poel

 

Definities

 

Opdrachtgever

De natuurlijke of rechtspersoon, zijn of haar vertegenwoordiger, gemachtigde en erfgenaam of erfgenamen, met wie de onderneming onder de naam Administratiekantoor R.G. van der Poel een schriftelijke overeenkomst heeft gesloten, over het verlenen van financieel en fiscaal gerelateerde diensten en adviezen.

 

Opdrachtnemer

De onderneming onder de naam Administratiekantoor R.G. van der Poel die met een opdrachtgever een schriftelijke overeenkomst heeft gesloten over het verlenen van financieel en fiscaal gerelateerde diensten en adviezen.

 

Opdracht

Een tussen opdrachtgever en/of opdrachtnemer overeengekomen vorm van dienstverlening waarvan de details in een schriftelijke overeenkomst zijn vastgelegd en tenminste voldoen aan de gedragsregels zoals die zijn opgenomen in deze algemene voorwaarden.

 

Overeenkomst

Een door opdrachtnemer in overleg met zijn opdrachtgever en/of adverteerder opgestelde en door beiden ondertekende vastlegging van afspraken, anders dan op grond van een arbeidsovereenkomst, met betrekking tot een door opdrachtnemer uit te voeren opdracht.

Artikel 1
Toepasselijkheid van overeenkomsten

1.1 Opdrachtnemer verleent zijn diensten uitsluitend overeenkomstig deze algemene voorwaarden, behalve wanneer dat uitdrukkelijk anders is overeengekomen.

1.2 Opdrachtgever doet afstand van zijn eigen algemene voorwaarden en van die van elke mogelijke

andere derde partij.

1.3 Op de rechtsverhouding tussen opdrachtgever en opdrachtnemer is Nederlands recht van toepassing.

1.4 Met betrekking tot alle geschillen die ontstaan ter zake van overeenkomsten waarop de onderhavige voorwaarden van toepassing zijn, is uitsluitend de rechtbank – al dan niet de sector kanton – bevoegd binnen wiens arrondissement opdrachtnemer is gevestigd.

1.5 Een overeenkomst tussen opdrachtgever en opdrachtnemer wordt aangegaan voor onbepaalde tijd, tenzij uit de inhoud, aard of strekking van de verleende opdracht voortvloeit dat deze voor een bepaalde tijd is aangegaan.
1.6 Offertes, voorstellen en prijsopgaven van opdrachtnemer zijn vrijblijvend en 14 (veertien) dagen geldig. Zolang het voorstel tot dienstverlening niet tot een overeenkomst heeft geleid, behoudt opdrachtnemer zich het recht voor zijn capaciteiten elders in te zetten.

1.7 De werkzaamheden van de opdrachtnemer omvatten het voeren van een complete boekhouding c.q. administratie ten behoeve van opdrachtgever, het opstellen van jaarstukken en rapportages, het verzorgen van belastingaangiften en de eventuele vervolgen daarop, het verzorgen van de loonadministratie, het adviseren inzake vraagstukken van financiële en/of fiscale aard, het uitvoeren van financiële en bedrijfskundige controlling werkzaamheden en handelingen verband houdende met deze werkzaamheden.

1.8 Opdrachtgever met wie eerder op basis van deze algemene voorwaarden werd gewerkt, wordt geacht stilzwijgend akkoord te zijn gegaan met de toepasselijkheid van deze voorwaarden op later met opdrachtnemer gesloten overeenkomsten.

1.9 Wanneer een of meerdere bepalingen in deze voorwaarden nietig zijn of vernietigd mochten worden, blijven de overige bepalingen van deze voorwaarden volledig van toepassing. De in dat geval vernietigde of nietige bepalingen komt zoveel als mogelijk een overeenkomstige betekenis toe.

Artikel 2
Totstandkoming en duur van overeenkomsten

2.1 Een overeenkomst of wijziging daarin tussen opdrachtgever en opdrachtnemer komt tot stand na ondertekening door beide partijen van die schriftelijke overeenkomst of wijziging. Bij een opdracht waarin urgentie een vereiste is, zulks ter beoordeling van een van beide partijen, kan een overeenkomst ook tot stand komen door feitelijke al dan niet gedeeltelijke uitvoering van die opdracht.

2.2 Een overeenkomst wordt aangegaan voor onbepaalde tijd, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen.

2.3 Partijen kunnen de overeenkomst schriftelijk tussentijds opzeggen met inachtneming van een opzegtermijn van 3 (drie) maanden, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.

Artikel 3
Verplichtingen van opdrachtnemer
3.1
Opdrachtnemer is verplicht om de belangen van opdrachtgever naar beste weten en kunnen te behartigen.

3.2 De wijze waarop opdrachtnemer een opdracht uitvoert, dient met inachtneming van daarop toepasselijke wettelijke bepalingen, te voldoen aan de eisen die voortvloeien uit de verplichtingen en verantwoordelijkheden van opdrachtgever.

3.3 Opdrachtnemer kan zich er toe inspannen om een eventueel gewenst (financieel) eindresultaat te bewerkstelligen, maar is er niet aan gehouden om daar een garantie voor af te geven.

3.4 Opdrachtnemer is gerechtigd bij de uitvoering van een opdracht derden in te schakelen, waarbij hij de nodige zorgvuldigheid in acht neemt. Opdrachtnemer spant zich in om daarmee het kwaliteitsniveau van zijn  dienstverlening te verhogen, maar is er niet aan gehouden om daar een garantie voor af te geven.

3.5 Afwezigheid voor beperkte tijd van derden die werkzaamheden verrichten voor opdrachtnemer, zal niet van invloed zijn op de voortgang van de werkzaamheden binnen de opdracht. Omstandigheden van die aard geven opdrachtgever dan ook niet het recht om de overeenkomst met opdrachtnemer te beëindigen.
Bij afwezigheid voor langere tijd van derden die werkzaamheden verrichten voor opdrachtnemer, is opdrachtnemer er aan gehouden voor adequate vervanging te zorgen.

 

Artikel 4
Verplichtingen van opdrachtgever

4.1 Opdrachtgever laat alle handelingen na die de uitvoering van de opdracht door opdrachtnemer kunnen vertragen of onmogelijk kunnen maken.
4.2 Opdrachtgever is verplicht om opdrachtnemer tijdig, volledig de juiste gegevens, inlichtingen en bescheiden te verstrekken die voor de uitvoering van de opdracht noodzakelijk zijn.
4.3 Opdrachtgever zorgt bij aanvang van de opdracht voor aanlevering van een volledige administratie en afgifte van alle informatie die opdrachtnemer op nodig heeft voor een correcte uitvoering van de opdracht. Bij het geheel of gedeeltelijk ontbreken daarvan is opdrachtnemer gerechtigd eventueel vereiste extra kosten die daar het gevolg van zijn, op basis van nacalculatie door te berekenen.

4.4 Wanneer opdrachtnemer de werkzaamheden ten kantore van opdrachtgever verricht dan dient opdrachtgever een volledig ingerichte arbeidsplek, welke voldoet aan de wettelijk vereisten (ARBO) aan opdrachtnemer ter beschikking te stellen.

Artikel 5
Geheimhouding
5.1
Opdrachtnemer is, behoudens verplichtingen die de wet hem oplegt tot openbaarmaking van bepaalde gegevens, verplicht tot geheimhouding tegenover derden, die niet bij de uitvoering van de opdracht zijn betrokken. Deze geheimhouding betreft alle informatie van vertrouwelijke aard die hem door opdrachtgever ter beschikking is gesteld en de door verwerking daarvan verkregen resultaten.
5.2 Opdrachtgever is gehouden geheimhouding in acht te nemen ten aanzien van alle gegevens en stukken, die betrekking hebben op de opdracht, welke in redelijkheid als vertrouwelijk en geheim kunnen worden beschouwd.

 

Artikel 6
Aansprakelijkheid

6.1 Opdrachtnemer is tegenover opdrachtgever aansprakelijk voor directe schade die laatstgenoemde ondervind als rechtstreeks gevolg van tekortkomingen van opdrachtnemer of van personen in zijn dienst, voor zover deze bij de uitvoering van de opdracht betrokken waren en voor zover die onder normale omstandigheden, vermeden hadden kunnen worden. De schade is beperkt tot de hoogte van de laatste factuur, of indien het een enkele opdracht betreft, ter hoogte van het bedrag van de desbetreffende opdracht.

6.2 De aansprakelijkheid van opdrachtnemer voor indirecte schade, zoals: gevolgschade, gederfde winst, gemiste besparingen, verminderde goodwill, schade door bedrijfsstagnatie etc. is uitgesloten.
6.3 In geval van een toerekenbare tekortkoming van opdrachtnemer dient opdrachtgever hem schriftelijk in gebreke te stellen, waarbij opdrachtnemer de kans moet krijgen om binnen een redelijke termijn zijn verplichtingen alsnog na te komen dan wel eventuele fouten te herstellen of mogelijke schade te beperken of op te heffen.
6.4 Opdrachtnemer is verplicht om de in artikel 6 sub 3 bedoelde tekortkomingen op een zo kort mogelijke termijn kosteloos te herstellen, voor zover met het herstellen geen hogere kosten zijn gemoeid, dan die in rekening zijn gebracht voor de oorspronkelijke werkzaamheden. Wanneer de kosten wel hoger uitvallen, dan is opdrachtnemer slechts verplicht deze herstelwerkzaamheden uit te voeren, wanneer opdrachtgever zich voorafgaand schriftelijk bereid verklaart deze extra kosten voor zijn rekening te nemen.

6.5 Elke aansprakelijkheid van opdrachtnemer vervalt uiterlijk 12 maanden (1 jaar) nadat de fiscale aangiftes van het desbetreffende boekjaar zijn ingediend, te vermeerderen met de termijn waarvoor uitstel is verleend.
6.6 Elke aansprakelijkheid van opdrachtnemer vervalt wanneer opdrachtgever bij een eventuele belastingcontrole, over het betreffende tijdvak opdrachtnemer niet in de gelegenheid heeft gesteld hierbij aanwezig te zijn, wanneer opdrachtnemer niet in de gelegenheid is gesteld de betreffende tekortkoming te herstellen en wanneer werkzaamheden in verband met die tekortkoming hebben plaatsgevonden zonder dat opdrachtnemer daarbij betrokken is geweest.
6.7 Opdrachtgever dient de in artikel 6 sub 4 genoemde tekortkomingen te melden binnen 30 dagen na constatering daarvan, bij gebreke waarvan iedere aansprakelijkheid van opdrachtnemer uitgesloten is.
6.8 Aansprakelijkheid is in ieder geval uitgesloten wanneer een door opdrachtnemer afgesloten beroepsaansprakelijkheidsverzekering recht geeft op een uitkering.
6.9 Wanneer tekortkomingen bij de uitvoering van de werkzaamheden verricht door opdrachtnemer het gevolg zijn van de omstandigheid dat opdrachtgever niet, niet tijdig of in onvoldoende mate, aan de op hem rustende verplichtingen conform artikel 5 heeft voldaan, is opdrachtnemer daarvoor niet aansprakelijk. Herstel van die tekortkomingen zal voor rekening van opdrachtgever komen.

6.10 Opdrachtgever vrijwaart opdrachtnemer voor vorderingen van derden (waaronder ook maatregelen door of vanwege de Belastingdienst) wegens schade die veroorzaakt is, doordat de opdrachtgever aan opdrachtnemer onjuist of onvolledige informatie heeft verstrekt, tenzij opdrachtgever aantoont dat de schade geen verband houdt met verwijtbaar handelen of nalaten zijnerzijds, dan wel veroorzaakt is door opzet of grove schuld van de opdrachtnemer.
6.11 Opdrachtnemer is gerechtigd derden in te schakelen bij de uitvoering van een opdracht. Opdrachtnemer zal hierbij de nodige zorgvuldigheid in acht nemen. Vermelde inschakeling geschiedt steeds voor rekening van opdrachtgever. Opdrachtnemer is gemachtigd zonder voorafgaand overleg met opdrachtgever eventuele aansprakelijkheidsbeperkingen van de door haar ingeschakelde derden namens opdrachtgever te aanvaarden. Voor eventuele tekortkomingen van deze derden is opdrachtnemer niet aansprakelijk.

 

Artikel 7
Beëindiging van een overeenkomst door opdrachtgever

7.1 Eenzijdige beëindiging van een opdracht moet plaatsvinden middels aangetekend schrijven of e-mail met bezorgbevestiging.
7.2 Tussen de kennisgeving tot eenzijdige beëindiging van een opdracht en het van kracht worden daarvan wordt een periode in acht genomen van 3 (drie) kalendermaanden, waarin opdrachtnemer de onderhanden zijnde werkzaamheden aan opdrachtgever of een door hem aan te wijzen derde zodanig kan overdragen dat voortgang van de werkzaamheden op aanvaardbare wijze uitvoerbaar is.

7.3 De aan opdrachtnemer gegeven opdracht vervalt niet door het overlijden van opdrachtgever. Diens rechten en verplichtingen gaan over op zijn rechtsopvolger(s).

 

Artikel 8
Opschorting/ontbinding/beëindiging van een overeenkomst door opdrachtnemer
8.1
Wanneer opdrachtgever één of meer verplichtingen uit zijn overeenkomst met opdrachtnemer niet, niet tijdig, onvoldoende of onvolledig nakomt, door hemzelf of door derden faillissement of surseance van betaling werd aangevraagd, onder opdrachtgever beslag in welke vorm dan ook werd gelegd, opdrachtgever zijn onderneming geheel of gedeeltelijk liquideert, stil legt of overdraagt of de door hem verschuldigde declaraties niet tijdig voldoet, heeft opdrachtnemer, naast de in deze voorwaarden genoemde algemene opschortings- of ontbindingsbevoegdheid het recht om:

8.1.a een door hem geaccepteerde opdracht te beëindigen waarvan de opzegging moet plaatsvinden middels een aangetekend schrijven of een email met bezorgbevestiging.

8.1.b vooruitbetaling of zekerheidsstelling van opdrachtgever te vragen voor alle bestaande of in de toekomst af te sluiten overeenkomsten, voordat opdrachtgever een lopende opdracht voortzet, aan een nieuwe opdracht begint of het resultaat van een opdracht oplevert.

8.1.c een overeenkomst geheel of voor zover niet uitgevoerd gedeeltelijk als ontbonden te beschouwen en dit aan opdrachtgever te bevestigen door verzending van een aangetekend schrijven of e-mail met bezorgbevestiging, zonder dat rechterlijke tussenkomst noodzakelijk is

8.1.d een vergoeding te eisen voor schade die uit die ontbinding voortkomt.

8.2 Wanneer opdrachtnemer gebruik maakt van haar rechten als verwoord in dit artikel, dan is hij jegens opdrachtgever nimmer aansprakelijk voor de daaruit eventueel directe of indirecte schade.

Artikel 9
Retentierecht

9.1  Opdrachtgever en opdrachtnemer komen uitdrukkelijk overeen dat opdrachtnemer resultaten van een door hem geaccepteerde opdracht onder zich houdt, zolang niet alle op naam van opdrachtgever openstaande declaraties in de boeken van opdrachtnemer zijn voldaan.
9.2 Onder de resultaten genoemd in artikel 10 sub 1 worden in ieder geval begrepen boeken, bescheiden, stukken, administratieve en andere gegevens en gegevensdragers welke tot stand zijn gebracht ten aanzien van het uitvoeren van de opdracht.

Artikel 10
Overmacht

10.1 Opdrachtnemer is niet gehouden tot nakoming van enige verplichting, wanneer zij daartoe verhinderd is als gevolg van overmacht. Onder overmacht wordt in ieder geval verstaan: oorlog(sgevaar), rellen, werkstakingen, molest, brand, waterschade, overstromingen, atmosferische omstandigheden, langdurige uitval van elektriciteit aanpassingen of onderhoud aan het telecommunicatie- en/of elektriciteitsnetwerken van anderen, kabelbreuken, storingen in communicatieve verbindingen inclusief telecommunicatie verbindingen of verhindering zoals, maar niet limitatief door ziekte, arbeidsongeschiktheid of weigering van nakoming door leveranciers, en/of ingehuurde derden van wie opdrachtnemer bij de uitvoering van haar producten en/of diensten afhankelijk is.
10.2 Ingeval een situatie van overmacht rust op opdrachtnemer, dan heeft die de plicht om opdrachtgever hiervan direct op de hoogte te stellen.
10.3 Opdrachtnemer is niet aansprakelijk voor eventuele schade ontstaan door beschadiging dan wel tenietgaan van originele stukken of bescheiden van derden, welke opdrachtgever aan opdrachtnemer in bewaring heeft gegeven.
10.4 Opdrachtgever heeft in een overmachtssituatie die langer dan 2 (twee) maanden voortduurt het recht om de overeenkomst op te zeggen. Deze opzegging moet door middel van een aangetekend schrijven of een email met bezorgbevestiging gebeuren  en vóór de beëindiging van de overmachtssituatie door opdrachtnemer zijn ontvangen.

10.5 Opdrachtnemer brengt bij beëindiging van de overmacht opdrachtnemer zo spoedig mogelijk, zo niet direct op de hoogte van het feit dat hij de uitvoering van de opdracht zal hervatten.

Artikel 11
Prijsstellingen

De navolgende situaties kunnen een afwijkende prijsstelling tot gevolg hebben, dan wel oorzaak zijn van een afwijking van de oorspronkelijk uitgebrachte offerte.

11.1.1 Eisen, wensen, randvoorwaarden of verwachtingen van opdrachtgever die ten tijde van het aangaan van de overeenkomst niet, of niet in volle omvang, of onvoldoende duidelijk aan opdracht-nemer kenbaar zijn gemaakt;

11.1.2 Gebreken en tekortkomingen in producten of diensten van derden, die door opdrachtnemer in redelijkheid niet waren te voorzien dan wel waarop opdrachtnemer weinig invloed kan uitoefenen;

11.1.3 Tekortschietende medewerking van opdrachtgever bij de uitvoering van de overeenkomst

11.2 Opdrachtgever wordt geacht met de uitvoering van meerwerk en de daaraan verbonden kosten te hebben ingestemd, wanneer opdrachtgever de uitvoering van het meerwerk heeft laten plaatsvinden, zonder blijk te geven dat de werkzaamheden niet gewenst zijn, dan wel meewerkt aan de uitvoering hiervan.
11.3 Alle genoemde tarieven zijn exclusief omzetbelasting en exclusief andere heffingen van overheidswege.
11.4 Opdrachtnemer behoudt zich het recht voor om zijn prijzen jaarlijks te indexeren op basis van eventuele kostenstijgingen.

Artikel 12
Reclames

12.1 Reclames dienen schriftelijk binnen 30 dagen na oplevering van een opdracht of constatering van een klacht of afwijking bij opdrachtnemer duidelijk omschreven worden gemeld.
12.2 Opdrachtnemer laat opdrachtgever binnen veertien dagen na ontvangst van zijn reclame weten of en op welke wijze eventueel aan die reclame tegemoet wordt gekomen.
12.3 Wanneer partijen niet binnen twee maanden na ontvangst van de reclame minnelijk tot een oplossing zijn gekomen, dan zijn beide partijen bevoegd binnen een maand na het verstrijken van de hiervoor genoemde periode van twee maanden het geschil voor te leggen aan een door beide partijen te aanvaarden mediator conform het gestelde in artikel 18.
12.4 Reclames over opgeleverde opdrachten geven opdrachtgever uitdrukkelijk niet de bevoegdheid om zijn betalingen op te schorten.
12.5 Reclames over verzonden declaraties moeten binnen twee weken na ontvangst worden ingediend, tenzij opdrachtgever aannemelijk kan maken dat hij niet binnen die termijn, van de inhoud daarvan kennis heeft kunnen nemen.

 

Artikel 13
Intellectuele eigendom

Alle rechten van intellectuele aard met betrekking tot van opdrachtnemer afkomstige of door hem gebruikte software, rapporten etc. worden en blijven, zowel tijdens als na uitvoering van de opdracht, uitdrukkelijk en uitsluitend eigendom van opdrachtnemer, ongeacht het aandeel van opdrachtgever zelf of ingeschakelde derde(n) in de totstandkoming daarvan. Uitoefening van deze rechten is zowel tijdens als na uitvoering van de opdracht uitsluitend en uitdrukkelijk aan opdrachtnemer voorbehouden.

Artikel 14
Betaling

14.1 Bij niet tijdige betaling is opdrachtgever van rechtswege in verzuim.
Na het verstrijken van de door opdrachtnemer aangegeven betalingstermijnen is opdrachtgever aan opdrachtnemer alle in redelijkheid gemaakte kosten verschuldigd, die opdrachtnemer heeft moeten maken om  buiten rechte betaling van de declaratie te verkrijgen, zonder dat opdrachtnemer gehouden is om aan te tonen of hij de betreffende kosten daadwerkelijk heeft gemaakt en hoe hoog die zijn. Daarnaast is opdrachtgever alle door opdrachtnemer gemaakte gerechtelijke en buitengerechtelijke kosten aan opdrachtnemer verschuldigd, zoals die van de inschakeling van derden.
14.2 Blijft naar aanleiding van een afspraak om een voorschot te betalen of zekerheid te stellen betaling daarvan uit, dan is opdrachtnemer gerechtigd de overeenkomst op te schorten of te ontbinden, één en ander onverminderd het recht van opdrachtnemer op betaling van het reeds geleverde en op aan hem vanwege de ontbinding toekomende schadevergoeding.

14.3 Ongeacht de wijze waarop opdrachtgever betalingen verricht of de mededelingen die hij daar aan toe voegt,  zullen zijn betalingen steeds en uitsluitend in mindering worden gebracht op openstaande bedragen en wel op de navolgende wijze. Eerst zal iedere betaling in mindering strekken door opdrachtgever verschuldigde incassokosten en rente, vervolgens zullen betalingen in mindering strekken op de oudste openstaande declaraties van opdrachtnemer.
14.4 In geval van een gezamenlijke gegeven opdracht zijn opdrachtgevers, voor zover de werkzaamheden ten behoeve van de gezamenlijke opdrachtgevers zijn verricht, hoofdelijk aansprakelijk voor de betaling van het declaratiebedrag.

Artikel 15
Elektronische communicatie

15.1 Tijdens de uitvoering van de opdracht kunnen opdrachtgever en opdrachtnemer door middel van elektronische middelen met elkaar communiceren.
15.2 Opdrachtnemer is jegens opdrachtgever niet aansprakelijk voor schade ten gevolge van het gebruik van elektronische middelen van communicatie, waaronder – maar niet beperkt tot – schade ten gevolge van niet-aflevering of vertraging bij de aflevering van elektronische communicatie, onderschepping of manipulatie van elektronische communicatie door derden of door programmatuur/apparatuur gebruikt voor verzending, ontvangst  of verwerking van elektronische communicatie, overbrenging van virussen en het niet of niet goed functioneren van het telecommunicatienetwerk of andere voor elektronische communicatie benodigde middelen, behoudens  voor zover de schade het gevolg is van opzet of grove schuld.

15.3 De data-uittreksels uit de computersystemen van verzender leveren dwingend bewijs op, van (de inhoud van) de door verzender verzonden elektronische communicatie tot het moment dat het tegendeel is geleverd door de ontvanger.

 

Artikel 16
Geschillen en toepasselijk recht

16.1 Op deze voorwaarden is Nederlands recht van toepassing.
16.2 Wanneer naar aanleiding van een overeenkomst waarop deze voorwaarden geheel of gedeeltelijk van toepassing zijn, of naar aanleiding van andere overeenkomsten welke een uitvloeisel zijn van zodanige overeenkomst, een geschil is gerezen tussen partijen, zijn beide partijen bevoegd dit geschil voor te leggen aan de burgerlijke rechter van een door opdrachtnemer te bepalen arrondissement. Wanneer partijen gezamenlijk van oordeel zijn dat een geschil zich beter leent voor beslechting door middel van arbitrage, bindend advies of mediation, dan zal een zodanig geschil eerst worden voorgelegd aan een door partijen gezamenlijk te benoemen mediator.
16.3 Geschillen, die aan de burgerlijke rechter worden voorgelegd, zullen worden onderworpen aan het oordeel van de bevoegde rechter waar opdrachtnemer is gevestigd, tenzij de wet bij regels van dwingend recht een andere rechter daartoe bevoegd heeft verklaard. Op elke overeenkomst tussen opdrachtnemer en opdrachtgever en de hieruit voortvloeiende overeenkomsten is uitsluitend het Nederlands recht van toepassing.